Freelance – Assistant(e) Communication & Événementiel (Hackathons Adopt AI)

Type de contrat : Freelance
Début : asap Octobre 2026
Fin prévue (à titre indicatif) :Décembre 2026
Lieu : Paris 9e

À propos d'Artefact Adopt AI

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovationsur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'Adopt AI, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) Assistant(e) Communication & Événementiel.

Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité de la responsable événementielle et communication, tes missions couvriront les deux piliers majeurs de nos projets :

1. Communication & Contenus

Un rôle au cœur de la stratégie de communication, avec un fort besoin de créativité : de la conception des visuels à l'animation des canaux, une vraie latitude de proposition sera laissée au/à la candidat(e).

Création de supports visuels : identité visuelle, création de contenus, kits de communication, newsletters, publications LinkedIn, supports print (kakémonos, signalétique, fonds de stand, goodies).
Rédaction & Animation : Rédaction des supports destinés aux participants, intervenants, sponsors et clients. Animation des canaux de communication.
Valorisation événementielle : Mise à jour des pages web/présentations et médiatisation des hackathons et temps forts (avant, pendant et après l'événement).

2. Gestion & Production Événementielle

Pré-événement :

Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.
Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).
Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement

Jour J (Pendant l'événement) :

Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.
Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.
Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.

Post-événement :

Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.
Communication post-événement

Roadmap indicative de la mission

Oct. : Amplification des actions de communication & lancement de la logistique événementielle
Nov. : Rush Pré-event (communication intensive & dernier sprint de l’organisation opérationnelle)
Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement)
(A confirmer) Janv. : Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets communication / event

Profil recherché

Freelance avec expériences et projets concrets en Communication et Événementiel.
Outils & Compétences :
- Canva : Maîtrise avancée indispensable.
- Suite Adobe (Photoshop, Illustrator, InDesign) & Montage Vidéo : Un véritable plus.
- Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.
Langues : Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue).
Qualités personnelles :
- Rigueur & organisation : Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.
- Créativité & sens esthétique : Force de proposition sur les visuels et concepts.
- Relationnel & esprit d'équipe : Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).
- Autonomie & ré

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